Examensarbeten och självständiga arbeten är till sin natur projektarbeten som, med undantag av direkta handledningssituationer, bedrivs på individuell basis. De är därför att betrakta på samma sätt som det forskningsarbete som universitetets forskarstuderande utför. Motsvarande gäller också för de projektarbeten som utförs av utbytesstudenter inom exempelvis Erasmus+ programmet.
Ur ett strikt smittspridningshänseende är inte de individuella arbeten som utförs i projektform något som innebär en avsevärt ökad risk för smittspridning mellan ett större antal individer. Rektor har därför beslutat att det ska övervägas om alternativa former som innebär att fysisk närvaro i universitetets lokaler inte blir nödvändig, men att tillåta att sådana arbeten som kräver närvaro vid universitetets lokaler.
Generellt råder att hänsyn till Folkhälsomyndighetens riktlinjer kring social distansering ska tas, och Regeringens förbud mot allmänna sammankomster om fler än 50 personer ska respekteras även vid examinationer. Därför kan möjligheten att hålla salstentamina eller andra examinationer som innebär fysisk närhet påverkas.
Rektor har beslutat att förlänga giltighetstiden för beslutet Avsteg från kursplan för att förhindra spridning av covid-19 (FS 3.1.4-667-20) fram till och med den 17 januari 2021. Det innebär att avsteg får göras från fastställda undervisnings- och examinationsformer i kursplaner i den mån det krävs för att förhindra smittspridning av covid-19 för höstterminen 2020.
Det är den person som vanligtvis har delegation att fatta beslut om kursplan och examination som fattar beslut om nödvändiga avsteg och säkerställer att beslutet dokumenteras och diarieförs.
I de fall examination förutsätter tillgång till dator eller uppkoppling ska studenterna erbjudas sådana hjälpmedel som ger dem teknisk möjlighet att delta.
Flytt av provtillfälle
Om det krävs, för att förhindra smittspridning av covid-19, att ett provtillfälle förläggs utanför den tidsram då kursen ges kan detta medges. Ett sådant beslut ska användas ytterst restriktivt och provtillfället ska placeras så nära det ordinarie tillfället som möjligt. I första hand ska den tidsram inom vilken kursen ges användas, vilket kan medföra att provtillfällen läggs tidigare än vad som gäller i normalfallet.
Vid en flytt av provtillfälle ska kursansvarig institution säkerställa att tillfället inte krockar med undervisningstillfällen på efterföljande kurser. Den som fattar beslut om flytt av provtillfället ansvarar för att beslutet dokumenteras, diarieförs och meddelas de berörda studenterna. Samråd ska i möjligaste mån ske med studentrepresentant innan beslut fattas.
Uppsamlingstentamen i augusti 2020
Med anledning av att Folkhälsomyndigheten har beslutat att rekommendationen om distansundervisning kan tas bort från den 15 juni innebär det att Umeå universitet har tagit fram nya rekommendationer för uppsamlingstentamen i augusti 2020.
Institutioner ska, om möjligt, anpassa sina omprov så att de kan genomföras på distans för att minska risken för smittspridning.
Om det inte är möjligt att genomföra omprovet på distans kan institutionerna genomföra omprovet enligt ordinarie examinationsform.
I examinationssalarna gäller följande
I möjligaste mån ska större samlingar av studenter undvikas i examinationssalen, och inte överstiga antalet 50 personer i varje sal.
Avståndet ökas mellan sittplatser i examinationssalen på de platser där så krävs.
Om möjligt ska aktiviteter och moment undvikas som inkluderar närkontakt, till exempel i praktiska examinationer.
Institutionerna uppmanas att anmäla behov av salstentamina både inför uppsamlingstentamina och under höstterminen i så god tid som möjligt, så att Tentamensservice kan planera för att kunna bemanna och sprida ut tentamina över tid.
Institutioner behöver också ha beredskap för att omprov kan ske vid ett annat tillfälle eller genom en annan examinationsform om regeringen eller Folkhälsomyndigheten anser att verksamheten åter ska bedrivas på distans.
Den studieadministrativa gruppen arbetar för närvarande med att sammanställa vilka beslut som behöver revideras/förlängas.
Anpassade examinationsformer
Om kursplanen anger att en kurs ska examineras genom salstentamen eller annan examinationsform som inte kan genomföras, har rektor beslutat att avsteg från kursplans examinationsformer får göras i den mån som krävs för att motverka smittspridning av covid-19.
Det har också tagits fram omfattande rekommendationer till dig som måste anpassa examinationer på grund av covid-19.
Möjlighet att bevilja dispens för praktiska moment
Rektor har beslutat att dekan vid behov kan bevilja dispens från Beslut med anledning av utvecklingen av spridningen av coronavirussjukdom covid-19 (FS 1.1-677-20) och genomföra enskilda praktiska moment på campus för vissa utbildningar, om de inte går att ersätta med andra moment och om antalet deltagare begränsas och smittspridningsrisken hanteras. Beviljade undantag ska rapporteras skriftligt till biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson. Beslutet gäller fram till 30 juni.
Dokumentation av avsteg från utbildningsplan och kursplan samt flytt av kurstillfällen
Studentcentrum har upprättat en vägledning och en mall för hur besluten om avsteg från utbildningsplan ska dokumenteras. Vägledning och mall för dokumentation av avsteg från kursplan finns också. Båda dokumenten finns på såväl svenska som engelska.
Om examinator under de omständigheter som just nu råder inte kan meddela resultat på prov i enlighet med gällande regler, gäller att studenterna ska informeras om detta. Rektor har beslutat om detta avsteg från ordinarie regler för vårterminen 2020.
Möjligt att övervaka men inte spela in examinationer på distans via Zoom
När Zoom används för utbildning och för att examinera studenter har universitetet rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen (allmänt intresse). Personuppgifter kommer att behandlas i Zoom i form av umu-id, namn, roll och e-post, och ett personuppgiftsbiträdesavtal finns.
Det enda man bör tänka på vid användandet av Zoom är att man inte ska behandla känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information (exempelvis i möteschatten). GDPR ställer därmed inga hinder för användningen, men studenterna bör informeras om att personuppgifter behandlas. Dock är det dataskyddsombudets uppfattning att en inspelning av studenterna i deras hemmiljö via Zoom strider mot dataskyddsförordningen, och alltså inte får ske.
Fakulteterna har tagit ett beslut om hur disputationer ska genomföras. De som berörs av detta beslut kommer få särskild information. Finns det frågor kontaktas respektive fakultet.
Spikningsceremonier i Universitetsbibliotekets lokaler har tidigare ställts in till följd av covid-19. Men nu öppnar Universitetsbiblioteket åter upp för tidsbokning av spikningsceremonier, dock med restriktionen att maximalt 50 personer får delta och att social distansering ska respekteras av deltagarna. Den elektroniska spikningen i DiVA ska som vanligt ske minst tre veckor innan disputation.
